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会计记账凭证摘要编写方法详解
编辑时间:2018-05-29 12:00:00 分享

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会计记账凭证摘要编写方法详解


  记账凭证摘要的编写应该做到简明扼要、抓住重点,即用简练的文字把经济业务内容表达清楚。笔者结合自己多年的高校会计工作经历,就高校实行电算化以后,记账凭证摘要的编写作些探讨,以求抛砖引玉。

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一、日常收支业务摘要的编写要规范统一

各高校根据业务量的大小,分别设置3~5人以上编制记账凭证,所有人员力求使用统一格式、统一措辞。这样使得会计账簿的摘要体现整体一致性,更重要的室能够充分发挥计算机查询系统中“模糊查询”板块的功能。所以,对日常收支业务采用“主语+谓语+宾语”的句式。即具备经济行为主体、对象和内容三个最基本的要素。统一措辞虽然在执行初期比较困难,只要大家在工作中注意交流、相互沟通、认真总结,相信很快就能做到统一协调。

例如:张三用现金购买办公用笔150元。摘要为张三报办公笔。

采用这种句式,在账务“模糊”查询时,只要输入“张三”,当年及往年所有张三经手的业务,所需数据一目了然。充分体现会计电算化方便、高效、快捷的优越性。

二、摘要的编写要“简”而“明”

所谓简明,即简单明了。太过于简的摘要,不能把经济内容表达清楚。因此要在计算机设定的摘要字数内,抓住重点,讲经济内容尽可能全面的表述出来。

例如:中文系李四借去北京购资料款5000元。摘要为李四借购资料款,而不能为李四借款,更不能为借款。

三、摘要的编写要准确

对反映不同经济内容的同一张记账凭证,每项经济内容准确对应一个摘要,不能笼统使用同一个摘要。现行的借贷记账法和会计基础工作规范允许编制一借多贷、一贷多借以及特殊情况下的多借多贷的记账凭证。目前被广泛使用的会计电算化软件,一般都具有“修改摘要”的功能,为准确编写记账凭证摘要提供了条件。

例如:物理系陈辉借4000元去石家庄开会,回来时报账时,差旅费开支1500元;会务费开支500元;为系里资料室购图书用去1500元;退回余款500元。其摘要应按每项经济业务对应的会计分录分别编写为:陈辉报石开会旅费;陈辉报资料费;陈辉还借差旅费款。如果此笔凭证用笼统的一个摘要,反映在会计账簿中的“会务费”科目、“资料费”、应收及暂付中“教工借款”科目都应对应着差旅费的摘要,用起账来令人匪夷所思。对此工作细节,有些会计人员往往容易忽视,给以后的复核、记账、查账等一系列会计工作带来不便。特别强调的是,用银行存款开支的经济业务,对应银行科目的摘要,必须反映收款单位名称,便于银行存款同银行对账单的核对。

四、更正错账摘要规范

根据《河北省行政事业单位会计基础工作规范》的要求,对记账的记账凭证,发现错误,用红字冲销原错误凭证时的摘要为“注销某月某日某号凭证”。如果所修改的是往年的错误凭证,那么,在“某月某日”前务必加上“某年”字样。在此说明一点,在注销、订正或调整某张错误凭证的同时,应在被修改的记账凭证摘要的下面手工注明“该凭证在某月某日其号凭证已更正”的标记,表示该凭证已被修改完毕。

五、

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摘要中需要反映必要的数字

1. 需要注明时间的摘要。收到上级部门拨入某月经费;交纳某月水费、电费、电话费、各项保险金、个人所得税等;提取某季度学生活动费、困难补助、奖学金等;提取职工福利费、职工教育费、工会经费等。在摘要中务必注明经济业务所属的时间。不仅有效防止发生漏记、重记的可能,而且便于单位间的账务查询。

例如:某高校收到河北省教育厅拨入201712月份经费2000000元。摘要为收省教育厅拨12月份经费

2. 需要注明人数的摘要。对发放学生生活补贴、学生困难补助、勤工助学金、奖学金;发放临时工工资等,在摘要中注明人次,以便为学生管理部门、人事部门统计相关数据,编制报表所用。无须去检查每张记账凭证后所附原始凭证,费时费力,只要使用查询系统“科目查询”板块,所需数据跃然屏幕,起到事半功倍的效果。

例如:发物理系学生12人共计1500元的困难补助。摘要为发物理系学生12人困补。

3. 需要注明数量的摘要。随着各高校招生规模的迅速扩大,现有的办学设备远远不能满足目前教学规模。需要购置的办公设备、教学实验设备数量很大,需要报废的陈旧固定资产也很多。虽然固定资产账中反映资产的数量,但为了便于同固定资产管理部门随时的“动态”对账,在摘要中要注明资产的数量。

例如:国有资产处黄乐从山东星航仪器设备公司,给生物系购买显微镜两台,通过银行汇款9800元。摘要为黄乐报显微镜,山东星航仪器设备公司同时入固定资产,摘要为生物系购显微镜两台。

  总之,会计工作在讲究宏观控制的同时,也要重视微观管理,会计摘要的编写虽然只是整个会计工作中的一个小小环节,但是它却在会计工作向着更加科学化、规范化管理的过程中发挥着极其重要的作用。


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